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北京建筑大学:高校业务流程优化与再造

   业务流程概念

   流程是什么

  1993年,美国迈克尔·哈默与钱皮教授对业务流程优化与再造提出了全新的定义,即对企业的业务流程进行根本性地再思考和彻底性再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性的改善,把一个或多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动,使得企业能最大限度地适应以“顾客、竞争和变化”为特征的现代企业经营环境。

   业务流程管理优化的变迁过程

  业务流程管理与优化可简单划分为流程改进(Business Process Improvement,BPI)(Thomas Davenport,1990)、流程再造(Business Process Reengineering,BPR)(Michael Hammer,1993)、流程管理(Business Process Management,PM)(Elzinga,1995)和流程治理(BusinessProcess Governance,BPG)(IBM,2009)四大阶段,见表1。

   为什么做高校业务流程优化

  高校中流程优化就是要消除工作人员人浮于事、扯皮推诿、职责不清、执行不力的固疾,从而达到业务管理运行有序、效率提高的目的。高校业务的运行必须让流程说话,管理者思考问题时要用流程思考,而不是“等领导发话”或“等领导拍板”,更不是“拍脑袋”。只有将流程中的各个节点把握好,才可以将工作梳理得更顺畅,让工作人员的目标更加清晰,效率迅速得到提高。

  因此,提高大学竞争力的途径,除了重视大学人才培养、科学研究、服务社会、文化传承的大学功能之外,现代大学章程、大学管理的合理化、精细化、管理模式的改进还需更大的努力,从而更好地为大学功能服务。

   当前高校业务管理中存在的问题

  当前国内一些高校业务人员常常以自己部门为核心,奉行权力职能优先于服务教学科研及师生的固化思想,导致高校业务管理的整体服务效率和质量长期在低水平徘徊,给高校整体的健康发展带来了巨大的负面影响。

   缺乏高度的信息化战略

  经过长期的发展建设,各大高校内部都建设了很多的信息系统,数量上不断增加,但一些学校质量上却没有明显的提升,系统建设方面比较随意,没有很好地规划,而且从部门角度看,重管理职能,轻服务理念,缺乏一定的流程化意识。

   缺乏统一的顶层设计

  一些高校内部的部门建设比较守旧,思想较为落后,部门职能间基本相互独立,各部门业务人员基本只管理和服务内部事务,不管其他更人性化的需求,同时部门间流程互不干涉,而且各大信息系统的数据各自收录存放,没有形成有效的信息和数据共享,最终造成职能孤岛和信息资源孤岛,无法实现业务人员和数据信息的最大价值。

   缺乏前瞻性和预测性

  各业务部门都积极上线自身的业务信息系统,虽然在一定程度上为自身的业务管理带来了较多便利,但是有些学校处理逻辑并没有做相应地改进和优化,导致校内各部门的业务系统都在迁就现有的事务处理流程,造成过多的审批签批手续,并没有带来业务价值上的提升。

   缺乏规范的业务架构

  部分高校管理人员机械化地按照现有的工作模式去完成工作,没有对业务进行反思和剖析,导致在管理层面上缺乏对诸如业务模型、业务流程的科学分析,导致匮乏的业务沟通和不科学的业务管理,在为校内师生提供某些经常性的服务质量方面大打折扣。

  上述问题不是没有被发现,而是没有足够的意识和勇气去改变,因此迫切需要做出流程优化与改变,做到相关资源的高效利用,从而提供优质的服务。

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